• 23TOUKO
    0 Comments

    EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen jäsenrekisterin tietosuojaseloste 25.5.2018

    EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) velvoittaa urheiluseuroja yhtenäistämään henkilötietojen käsittelyä 25.5.2018 alkaen. Hankasalmen Hanka käyttää jäsenrekisterinä Seuramappia.

     

    Rekisteri-ilmoitus

     

    Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö: Hankasalmen Hanka ry, pj. Heli Ikonen

    Y-tunnus: 0174031-8

    Osoite: Keskustie 30, 41520 Hankasalmi

    Toimiston sähköposti: toimisto@hankasalmenhanka.fi

    Yhteyshenkilön sähköposti: toimisto@hankasalmenhanka.fi

     

    Jäsenrekisteri

     

    Rekisteröidyt:

    Rekisterissämme käsitellään Hankasalmen Hangan jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Hankasalmen Hangan järjestämiin liikuntaryhmiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

     

    Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:

    Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

    Henkilötietojen käsittely perustuu Hankasalmen Hangan lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta (Yhdistyslaki 503/1989 11§).

     

    Käsiteltävät henkilötiedot:

    Rekisterissä käsitellään Hankasalmen Hangan jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai liikuntaryhmiin ja -tapahtumiin liittyviä tarvittavia tietoja (syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, alaikäisen osalta huoltajan yhteystiedot).

     

    Säännönmukaiset tietolähteet:

    Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään liikuntaryhmään tai -tilaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä.

     

    Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva:

    Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hankasalmen Hangan järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

     

    Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot:

    Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen liikuntaryhmien tai -tapahtumien ohjaajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

     

    Henkilötietojen säilytysaika:

    Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Hankasalmen Hangan jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

     

    Rekisteröidyn oikeudet:

    Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

    – saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

    – saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Hankasalmen Hangan käsittelemät henkilötiedot

    – vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

    – vaatia henkilötietojensa poistamista

    – peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

    – vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Hankasalmen Hangan oikeutettu etu

    – saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Hankasalmen Hanka käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti

    – vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

     

    Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Hankasalmen Hanka voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Hankasalmen Hanka voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

     

    Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:

    Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

     

    Yhteydenotot:

    Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@hankasalmenhanka.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Hankasalmen Hanka ry, Keskustie 30, 41520 Hankasalmi.

     

    Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:

    Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 24.5.2018.